MANAJEMEN PERSEDIAAN

MANAJEMEN PERSEDIAAN

A.      Munculnya Persediaan

Mengelola aliran material/produk dengan tepat adalah salah satu tujuam utama dari supply chain. Aliran yang tepat berarti tidak terlalu lambat dan tidak terlalu dini, jumlahnya sesuai dengan kebutuhan, dan terkirim ke tempata yang memang membutuhkan. Tentunya jumlah yang dikirim harus mencerminkan kebutuhan masing-masing wilayah pemasaran. Kalau tidak, satu wilayah akan kekurangan produk dan wilayah lain akan kelebihan.

Kekurangan maupun kelebihan pasokan produk sama-sama berdampak negatif bagi kinerja supply chain. Persediaan bisa muncul karena memang direncanakan atau merupakan akibat dari ketidaktahuan terhadap suatu informasi. Jadi ada perusahaan yang memiliki persediaan karena sengaja membuat produk lebih awal atau lebih banyak dari waktu dan jumlah yang akan dikirim atau dijual pada suatu waktu tertentu, ada juga merupakan akibat dari permintaan yang terlalu sedikit dibandingkan dengan perkiraan awal.

Ketidakpastian pada supply chain tidak hanya muncul dari arah permintaan tetapi juga dari arah pasokan dan operasi internal. Ketidakpastian pengiriman dan harga bahan baku menyebabkan pabrik menimbun persediaan bahan baku. Ketidakpastian pengiriman dari pabrik menyebabkan distributor harus menyimpan persediaan cadangan (safety stock). Ketidakpastian proses internal seperti mesin yang kurang handal dan kecepatan mesin yang bervariasi memaksa pabrik untuk memiliki cadangan barang setengah jadi (WIP). Selain ketidakpastian, perbedaan lokasi, yang membuat munculnya lead time pengiriman, juga merupakan sumber dari persediaan. Semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk mengirim semakin banyak persediaan cadangan yang dibutuhkan.

B.       Alat Ukur Persediaan

            Perusahaan perlu menggunakan ukuran-ukuran untuk melihat kinerja persediaan. Beberapa ukuran yang bisa digunakan untuk memonitor kinerja persediaan adalah:

1. Tingkat perputaran persediaan (inventory turnover rate)
2. Inventory days of supply
3. Fill rate

1.        Inventory Turnover Rate

Untuk melihat seberapa cepat produk atau barang mengalir relatif terhadap jumlah yang rata-rata tersimpan sebagai persediaan. Nilainya bisa diukur untuk tiap individu produk atau secara mewakili satu kelompok atau keseluruhan produk. Tingkat perputaran biasanya diukur selama setahun.

Misalkan sebuah perusahaan menjual 150 jenis produk. Nilai persediaan yang dimiliki rata-rata Rp. 3 milyar. Nilai penjualan dalam setahun untuk keseluruhan produk adalah 40 milyar dimana 25%nya merupakan margin. Berarti nilai persediaan yang terjual dalam setahun adalah 30 milyar sehingga tingkat perputarannya 10 kali dalam setahun. Semakin besar nilainya semakin bagus.

2.        Inventory Days Of Supply

Didefinisikan sebagai rata-rata jumlah hari suatu perusahaan bisa beroperasi dengan jumlah persediaan yang dimiliki. Ukuran ini sebenarnya bisa dikatakan seirama dengan tingkat perputaran persediaan. Kalau inventory days of supply panjang maka tingkat perputaran rendah.

Misalkan untuk kasus diatas perusahaan beroperasi selama 300 hari dalam setahun. Berarti nilai persediaan yang terjual per hari adalah 30 milyar / 300 hari = 0,10 milyar. Dengan demikian maka nilai inventory days of supply dari kasus tersebut adalah 3 milyar perhari dibagi 0,10 milyar = 30 hari. Jadi rata-rata perusahaan memiliki persediaan untuk kebutuhan 30 hari kerja.

3.        Fill Rate

Fill rate adalah persentase jumlah item yang tersedia ketika diminta oleh pelanggan. Jadi fill rate 97% berarti ada kemungkinan 3% dari item yang diminta oleh pelanggan tidak tersedia. Akibatnya pelanggan harus menunggu beberapa lama atau pindah ke tempat lain untuk medapatkanya.

Fill rate bisa diukur untuk tiap produk secara individual maupun keseluruhan produk. Untuk menciptakan supply chain manajemen yang efektif, perusahaan mungkin harus membedakan target fill rate untuk tiap pelanggan dan tiap item. Perbedaan target fill rate ini biasanya mencerminkan nilai strategis dari tiap kelompok item atau kelompok pelanggan tersebut.

C.      Klasifikasi Persediaan

Persediaan bisa diklasifikasikan dengan berbagai cara. Pada bagian ini kita akan melihat persediaan dari 3 klasifikasi:

1. Berdasarkan bentuknya
2. Berdasarkan fungsinya
3. Berdasarkan sifat ketergantungan 

1.        Berdasarkan Bentuknya

Persediaan bisa diklasifikasikan menjadi bahan baku (raw material), barang setengah jadi (WIP), dan produk jadi (finished product). Klasifikasi ini biasanya hanya berlaku pada perusahaan manufaktur. Produk jadi yang dihasilkan oleh supplier akan menjadi bahan baku bagi sebuah pabrik perakitan. Jadi dalam konteks supply chain mestinya produk jadi adalah produk yang sudah tidak akan mengalami proses pengolahan lagi dan siap digunakan oleh pemakai akhir.

2.        Berdasarkan Fungsinya

Berdasarkan fungsinya, persediaan bisa dibedakan menjadi:

1. Pipeline/transit inventory

Persediaan ini muncul karena lead time pengiriman dari satu tempat ke tempat lain. Barang yang tersimpan di truk sewaktu proses pengiriman adalah salah satu contohnya. Persediaan ini akan menjadi banyak kalau jarak (dan waktu) pengiriman panjang. Jadi persediaan jenis ini bisa dikurangi dengan mempercepat pengiriman misalnya dengan mengubah alat atau mode transfortasi atau dengan mencari pemasok yang lokasinya lebih dekat (tentunya dengan mempertimbangkan konsekuensi lain seperti ongkos kirim, harga dan kualitas).

2. Cycle stock

Persediaan akibat motif memenuhi skala ekonomi. Persediaan ini mempunyai siklus tertentu pada saat pengiriman jumlahnya banyak, kemudian sedikit demi sedikit berkurang akibat dipakai atau dijual sampai akhirnya habis atau hampir habis, kemudian mulai dengan siklus baru lagi.

  

3. Persediaan pengaman (safety stock)

Fungsinya adalah sebagai perlindungan terhadap ketidakpastian permintaan maupun pasokan. Perusahaan biasanya menyimpan lebih banyak dari yang diperkirakan dibutuhkan selama suatu periode tertentu supaya kebutuhan yang lebih banyak bisa dipenuhi tanpa harus menunggu. Besar kecilnya persediaan pengaman terkait dengan biaya persediaan dan service level.

4. Anticipation stock

Adalah persediaan yang dibutuhkan untuk mengantisipasi kenaikan permintaan akibat sifat musiman permintaan terhadap suatu produk. Walaupun Anticipation stock juga pada hakekatnya mengantisipasi permintaan yang tidak pasti, namun perusahaan bisa memprediksi adanya kenaikan dalam jumlah yang signifikan (bukan sekedar pola acak).

D.      Berdasarkan Sifat Ketergantungan

            Persediaan bisa diklasifikasikan berdasarkan sifat ketergantungan kebutuhan antara satu item dengan item lainnya. Item-item yang kebutuhannya tergantung pada kebutuhan item lain dinamakan dependent demand item. Sedangkan kebutuhan independent demand item tidak tergantung pada kebutuhan item lain.

Klasifikasi ini dilakukan karena pengelolaan kedua jenis item ini biasanya berbeda. Dependent demand item biasanya adalah komponen atau bahan baku yang akan digunakan untuk membuat produk jadi. Kebutuhan bahan baku dan komponen tersebut ditentukan oleh banyaknya jumlah produk jadi yang akan dibuat dengan menggunakan komponen atau bahan baku tersebut. Produk jadi biasanya tergolong dala independent demand item karena kebutuhan akan satu produk jadi tidak langsung mempengaruhi kebutuhan produk jadi yang lain.

E.     Model Persediaan

            Model EOQ (economic order quantity) mempertimbangkan dua ongkos persediaan, yakni ongkos pesan dan ongkos simpan. Ongkos pesan yang dimaksud adalah ongkos-ongkos tetap yang keluar setiap kali pemesanan dilakukan dan tidak tergantung pada ukuran atau volum pesanan. Sedangkan ongkos simpan adalah ongkos yang terjadi akibat perusahaan menyimpan barang tersebut selama suatu pereode tertentu. Bagian terbesar ongkos simpanan biasanya adalah biaya modal akibat tertahannya uang dalam bentuk barang yang besarnya kira-kira sama dengan rate of return (ROR) dari perusahaan yang bersangkutan. Ongkos simpan juga diakibatkan oleh biaya gudang, biaya kerusakan, biaya keusangan atau kadaluarsa, pajak, dan asuransi.

            Karena tingkat keusangan dan tingkat kesulitan penyimpanan tiap barang berbeda-beda maka biaya simpan bervariasi antara satu jenis barang dengan jenis lainnya. Namun secara umum biaya simpan per tahun berkisar antara 20% - 30% per tahun dari nilai barang yang disimpan. Artinya kalau suatu perusahaan persediaan dengan nilai rata-rata 10 milyar maka biaya simpan setahun sekitar 2 – 3,5 milyar. Angka sebesar ini sering tidak disadari karena bagian terbesar ongkos simpan (yang berupa biaya modal) tidak tercatat dalam laporan akuntansi.

            Model EOQ dibuat dengan asumsi permintaan terhadap suatu item bersifat kontinyu dengan tingkat yang seragam. Artinya, item tersebut dibutuhkan dengan jumlah yang sama dari waktu ke waktu. Lead time belum dipertimbangkan. Untuk beroperasi pada situasi dengan ketidakpastian makan dibutuhkan persediaan pengaman untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kekurangan terhadap barang yang bersangkutan. Adanya lead time membuat kita harus menentukan waktu pemesanan. Apabila lead time suatu pengiriman selama 1 hari (tidak mengandung ketidakpastian), maka kita memesan 1 hari sebelum barang habis digunakan sehingga pesanan yang baru akan datang tepat pada saat barang yang ada habis terjual atau terpakai.

F.     Mengurangi Kesalahan dengan Mendeteksi Respon Awal

            Risiko atas kelebihan dan kekurangan persediaan pada produk-produk inovatif bisa dikurangi dengan meningkatkan akurasi ramalan permintaan. Akurasi ramalan bisa meningkat apabila perusahan atau supply chain bisa memanfaatkan informasi reaksi pasar di awal musim jual untuk merevisi ramalan. Hal ini bisa dilakukan secara efektif apabila lead time antara perancangan sampai distribusi produk kepasar cukup pendek yang memungkinkan supply chain untuk merespon pasar dengan menambah atau mengurangi jumlah produk suatu item tertentu setelah melihat reaksi awal dari pasar. dengan informasi, akurasi ramalan ditingkatkan secara dramatis.

G.    Hambatan dalam Manajemen Persediaan

            Banyak hal yang mengakibatkan sistem persediaan pada supply chain tidak efektif. Sebab-sebab tersebut sangat bervariasi, ada yang teknis dan ada juga yang terkait dengan perilaku individu maupun organisasi. Beberapa diantaranya yaitu:

1. Tidak ada matrik kinerja yang jelas

Kinerja supply chain banyak terkait dengan persediaan. Misalnya tingkat perputaran persediaan (inventory turnover rate), rata-rata lama permintaan atau kebutuhan bisa dipenuhi oleh persediaan (inventory days of supply), banyaknya persediaan yang kadaluwarsa, dan sebagainya. Supply chain yang berada pada lingkungan industri yang inovatif akan memiliki kriteria yang berbeda terhadap persediaan dibandingkan dengan mereka yang berada pada industri yang relatif stabil dengan siklus produk yang panjang. Pengukuran kinerja persediaan selalu harus dihubungkan dengan kemampuan supply chain untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

2. Status Pesanan tidak akurat   

Ketika pelanggan memesan suatu produk ke pemasok, berharap bisa mendapatkan informasi kapan pesanan tersebut bisa dipenuhi. Walaupun pada awalnya pelanggan sudah mendapatkan informasi tersebut, mereka tetap mengharapkan informasi yang mutakhir tentang perkembangan pesanan mereka dari waktu ke waktu. Namun sangat sering terjadi supplier tidak mampu memberikan informasi tentang status pengiriman yang akurat,akibatnya perasaan ketidakpastian tinggi dan mendorong pelanggan untuk menyimpan cadangan persediaan yang lebih banyak.

3. Sistem informasi kurang handal.

Perusahaan tidak akan bisa memberikan informasi status pesanan kalau sistem informasi antar bagian dalam perusahaan maupun system yang bisa menghubungkan perusahaan dengan pelanggan tidak handal. Seringkali tiap bagian dalam perusahaan tidak memiliki informasi yang sama tentang persediaan,catatan yang berbeda antar bagian. Bagian pemasaran tidak bisa mengakses data persediaan sehingga mereka sering melakukan kesepakatan dengan pelanggan dengan menggunakan data persediaan yang tidak handal. Banyak perusahaan menggunakan sistem informasi yang terintegritasi namun tetap saja masalah akurasi catatan bisa bermasalah karena ini ditentukan oleh ketelitian dan kemauan mereka yang bertugas untuk memelihara data.

4. Kebijakan persediaan terlalu sederhana dan mengabaikan ketidak pastian.

Perusahaan perlu memmahami siruasi lapangan dengan banyak melakukan analisis data seperti lead time,permintaan ,akurasi,catatan persediaan,persentasi kerusakan(reject/defect rate)dan sebagainya. Perusahaan sering menyamaratakan kebijakan persediaanuntuk semua item yang sebenarnya memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Kebijakan safety stock,reoder point,dan kebijakan-kebijakan lainnya tertentu harus berbeda antara item yang satu dengan yang lain.

5. Biaya –biaya persediaan tidak ditaksir dengan benar.

Ada perusahaan yang sejak awal mengambil keputusan ,tanpa analisis,bahwa pengiriman lewat udara pasti tidak layak. Ada perusahaan yang telah melakukan analisis transportasi ternyata tidak bisa merealisasikan penghematan luar biasa karena pindah dari transportasilaut ke udara. Untuk produk-produk yang relatif kecil volumnya dan membutuhkan kecepatan respon yang tinggi, ongkos transportasi yang jauh lebih mahal bisa dibayar dengan penghematan dari berkurangnya tumpukan persediaan yang menghabiskan biaya modal yang besar serta kesempatan jual yang menghabiskan biaya modal yang besar serta kesempatan jual yang lebih akibat pemendekan waktu untuk mencapai pasar. Perusahan sering melupakan ongkos-ongkos kesempatan dalam menaksir biaya persediaan terutama karena ongkos tersebut tidak tercatat dalam laporan akutansi.

6. Keputusan sipply chain yang tidak terintegritasi.

Implikasi dari keputusan suatu supply chain terhadap persediaan sering tidak dipahami dengan baik. Sebuah perusahaan printer di pada awalnya menerima pesanan dari pusat-pusat penjualan mereka di seluruh dunia. Tiap negara biasanya memiliki kebutuhan yang berbeda terutama karena perbedaan bahasa yang akan digunakan pada buku petunjuk serta perbedaan sistem sumber daya listrik  Awalnya mengirim produk yang sudah jadi ke masing2 pusat penjualan, namun karena pesanan biasanya dibuat berdasarkan ramalan, sering kali ada perubahan pesanan ketika printer yang mengakibatkan banyak terjadi penumpukan persediaan di satu lokasi dan kekurangan di tempat lain. Akhirnya dilakukan perubahan, pabrik hanya membuat produk dasar standar dan masing2 pusat distribusi bertugas melakukan finalisasi produk pemberian buku petunjuk dan power supply.