Sistem dan Prosedur

SISTEM DAN PROSEDUR

-          Sistem adalah suatu bagian dalam suatu organisasi yang terdiri dari subsistem dan prosedur.

-          Prosedur adalah proses bagaimana suatu kegiatan dilaksanakan.

-          Prinsip Organisasi

1.      Tujuan secara sistematis: agar dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan

2.      Pembagian tugas terhadap unit organisasi: unit kerja, penanggung jawab

3.      Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab

-          Wewenang: sesuatu yang diberikan kepada seseorang dengan kekuasaan yang terbatas yang memuat tugas pokok dan tidak bisa dicampuri oleh orang lain.

-          Tanggung jawab: menyangkut moral (loyalitas, disiplin kerja, dedikasi)

4.      Tingkat hierarki : sesuai kebutuhan sesuai visi dan misi (tujuan)

5.      Rentang kendali: pengaduan, gudang, keuangan (harus ada kesamaan)

6.      Unit organisasi mempunyai posisi yang sama: saling memerlukan dan bekerja satu sama lain

7.      Kepentingan organisasi diatas kepentingan pribadi

 

-          Efisiensi

Efisiensi merupakan usaha mencapai prestasi yang sebesar-besarnya dengan menggunakan kemungkinan yang tersedia dalam tempo yang singkat dalam keadaan yang nyata.

·         Kaitannya dengan sistem dan prosedur: membuat mekanisme dalam melaksanakan kegiatan berdasarkan langkah-langkah yang sudah ditentukan serta menentukan apa saja yang diperlukan.

·         Target: penempatan sebesar-besarnya dengan memmanfaatkan sumber daya seminim mungkin dengan kemungkinan yang ada (hasil).

·         Usaha

1.      Jasmani: kemampuan bekerja

2.      Ruang: tempat yang memadai untuk memproduksi barang

3.      Waktu: kesempatan yang diperlukan

4.      Pikiran: ide

5.      Benda: bahan kerja, mesin

·         Prinsip berlakunya efisiensi

1.      Dapat diukur: standar kerja (hasil/kerja) berdasarkan penelitian

2.      Pertimbangan rasional: objektifitas (contoh: jam kerja)

3.      Menahan mutu: memproduksi barang dengan mempertahankan mutu barang

4.      Teknis pelaksanaan: pola teknis pelaksanaan harus ditata dari perencanaan hingga pelaksanaan (mengarah pada kebijaksanaan)

5.      Kemampuan organisasi: SDM, unit kerja

6.      Tingkatan efisiensi: yang dapat diukur dengan prestasi

-          Tolak ukur efisiensi adalah BEP (berapa biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan barang.